Asistente de WhatsApp con IA · Cómo funciona
Cómo funciona el asistente, del primer mensaje al cierre del caso
Lo que pasa entre que tu cliente escribe y recibe su respuesta: qué contesta la inteligencia artificial, cuándo entra una persona de tu equipo, cómo se registra todo y cómo lo ponemos a funcionar en tu negocio.
El recorrido de un mensaje
Cinco pasos, sin nadie copiando y pegando
Por WhatsApp, 24/7
El cliente escribe
Escribe al número de siempre, con sus palabras. Puede mandar texto, una nota de voz, una foto o un PDF. No elige opciones de un menú ni descarga nada.
Resuelve y pide datos
La IA atiende
Reconoce al cliente si ya escribió antes, entiende qué necesita y contesta si la respuesta está en la información aprobada por tu negocio. Si falta algo para avanzar —una fecha, un modelo, una foto—, lo pide en ese momento.
Al responsable correcto
Turna con folio
Si el caso necesita a una persona, el asistente le asigna un folio y manda un correo al responsable con lo que pide el cliente, el resumen de la conversación y los archivos adjuntos.
Desde su correo
El equipo responde
El responsable contesta el correo con «Responder». Si el caso no es suyo, lo reasigna con una frase (desde el plan Empresa). Si adjunta un archivo, ese archivo le llega al cliente.
Con el tono de tu marca
El cliente recibe
El asistente convierte la respuesta interna en un mensaje claro, con el tono de tu negocio, y se lo entrega por WhatsApp con su folio. El caso queda registrado con sus tiempos.
Límites claros
Qué resuelve solo y qué turna a una persona
El asistente no improvisa. Trabaja con la información que tu negocio aprueba en la fase de estructura: servicios, horarios, precios públicos, requisitos, políticas y respuestas a las preguntas que más se repiten. Todo lo que está ahí lo contesta al instante, a cualquier hora.
Lo que no está ahí —una cotización a la medida, una excepción, una queja, una decisión— no lo contesta: lo turna con folio a la persona que lo puede resolver. Así el cliente nunca recibe una respuesta inventada, y tu equipo solo ve los casos que de verdad necesitan a alguien.
- Lo resuelve solo: horarios, ubicación, requisitos, disponibilidad, estado de un folio, preguntas frecuentes.
- Lo prepara y lo turna: cotizaciones, citas que requieren confirmación, pedidos especiales, documentos para revisión.
- Lo pasa a una persona de inmediato: quejas, urgencias y todo lo que tu negocio defina como sensible.
Qué entiende
Tus clientes escriben como quieran
Texto libre
Con faltas de ortografía, abreviaturas o varias preguntas en un solo mensaje.
Notas de voz
Entiende audios y responde por escrito, para que quede registro. Desde el plan Empresa.
Fotos y PDF
Los guarda ordenados en la nube y los liga al folio del cliente.
Español e inglés
Contesta en el idioma en el que le escriben.
Memoria de cada cliente
Nombre, historial y responsable asignado, para no pedir dos veces lo mismo.
Seguimiento por folio
Si el cliente pregunta por su caso, responde con el estado de su folio.
Turnado
Cómo decide a quién le toca cada caso
Las reglas de turnado se definen contigo en la fase de estructura y se ajustan con los datos de cada mes.
Por servicio
Cada servicio o área tiene un responsable: cotizaciones a ventas, facturas a administración, garantías a servicio técnico.
Por persona
Si el cliente ya tiene un responsable asignado, su caso vuelve a esa misma persona.
Por historial
Un cliente que regresa por el mismo asunto continúa en su folio, con todo el contexto anterior.
Alertas de vencidos
Si un caso lleva demasiado tiempo sin respuesta, llega un aviso antes de perder al cliente (planes Empresa y Corporativo).
Metodología
Cinco fases, de la auditoría a la mejora continua
La implementación está incluida en todos los planes. No es instalar un bot: es ordenar cómo atiende tu negocio y después automatizarlo.
Auditoría
Fase 1
Revisamos cómo atiendes hoy: qué preguntan tus clientes, cuánto tardan en recibir respuesta y en qué punto se pierden casos.
Estructura
Fase 2
Definimos servicios, responsables, reglas de turnado y la información que el asistente está autorizado a contestar.
Implementación
Fase 3
Configuramos las cuentas a nombre de tu negocio, los flujos y las respuestas, y hacemos pruebas reales antes de abrirlo a clientes.
Capacitación
Fase 4
Tu equipo aprende a contestar, reasignar y leer los reportes. Está listo desde el primer día.
Optimización
Fase 5
Cada mes ajustamos respuestas y reglas con los datos: qué se pregunta más, dónde se atoran los casos, qué se puede resolver solo.
Antes de empezar
Qué necesitamos de tu negocio
La mayor parte del trabajo la hacemos nosotros. De tu lado necesitamos información y decisiones, no tiempo de programación.
- La lista de servicios y quién responde por cada uno.
- Horarios, ubicación, precios públicos y requisitos.
- Las preguntas que más te hacen y cómo quieres que se contesten.
- Los correos de las personas que van a recibir casos.
- Acceso a la cuenta de WhatsApp Business del negocio, o la creamos contigo a tu nombre.
- Qué temas deben pasar siempre a una persona.
PREGUNTAS FRECUENTES
Preguntas frecuentes sobre el asistente
¿Es un chatbot de menús?
No. Un chatbot de menús obliga al cliente a elegir «1, 2 o 3». El asistente entiende lo que el cliente escribe o dice en un audio, con sus palabras, y responde a eso. Si no tiene la respuesta autorizada, turna el caso a una persona.
¿Qué necesito instalar?
Nada en los teléfonos de tus clientes ni de tu equipo. El asistente se conecta a la cuenta de WhatsApp Business de tu negocio y tu equipo trabaja desde el correo que ya usa.
¿Qué pasa si mi equipo no contesta el correo a tiempo?
El caso queda abierto con su folio y sus tiempos. En los planes Empresa y Corporativo hay alertas de vencidos: si un caso lleva demasiado tiempo sin respuesta, llega un aviso antes de perder al cliente.
¿Puedo cambiar lo que contesta el asistente?
Sí. La información autorizada se define contigo y se ajusta cada mes en la fase de optimización, con base en lo que tus clientes preguntan de verdad.
¿Se conecta con mi calendario o mis cobros?
En los ejemplos de casos de uso el asistente consulta un calendario de disponibilidad y manda links de pago. Qué se conecta en tu negocio se define en la fase de estructura, según las herramientas que ya usas.
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Resumen
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